Een single source of truth is de afspraak dat elk gegeven één leidende bron heeft: klantgegevens leven in het CRM, voorraad in het kassasysteem of WMS, facturen in de boekhouding. Alle andere systemen volgen die bron via koppelingen, in plaats van eigen kopieën bij te houden.
Single source of truth in de praktijk
Zonder die afspraak ontstaat het bekende beeld: drie versies van dezelfde klant, voorraadstanden die per systeem verschillen en vergaderingen over wiens cijfer klopt. Het probleem is zelden kwade wil — het is het ontbreken van een afgesproken eigenaar per gegeven, waardoor iedereen lokaal bijhoudt wat hij nodig heeft.
De volgorde is altijd: eerst per gegevenstype de leidende bron benoemen, dan pas koppelen. Een koppeling die twee 'eigenaren' synchroniseert, automatiseert het conflict alleen maar. Hoe je dit stap voor stap aanpakt, lees je in Dubbel werk voorkomen.
Gerelateerde begrippen
- Datamodel — Een datamodel is de structuur waarin gegevens en hun onderlinge relaties zijn vastgelegd: welke tabellen er zijn (klanten, orders, producten), welke velden ze bevatten en hoe ze aan elkaar gekoppeld zijn.
- API-koppeling — Een API-koppeling is een verbinding tussen twee softwaresystemen die via hun API's automatisch gegevens uitwisselen — bijvoorbeeld orders van een webshop naar de boekhouding, of plaatsingen van een ATS naar de facturatie.
- CRM — Een CRM (Customer Relationship Management-systeem) is het systeem waarin een organisatie klanten, contactpersonen, leads en de bijbehorende interacties vastlegt — van eerste contact tot offerte en nazorg.
- ERP — Een ERP (Enterprise Resource Planning-systeem) is één systeem dat de kernadministratie van een bedrijf samenbrengt: financiën, inkoop, voorraad, orders en vaak ook projecten of productie.