SaaS (Software as a Service) is software die je via internet gebruikt en per gebruiker of per maand betaalt, zonder zelf servers te beheren — denk aan Microsoft 365, Exact Online, Shopify of je ATS. De leverancier host, onderhoudt en beveiligt de software; jij richt in en gebruikt.
SaaS in de praktijk
Voor het mkb is SaaS de norm geworden: lage instapkosten, automatische updates en overal toegang. De keerzijde is versnippering. Wie voor elk probleem een losse SaaS-tool aanschaft, heeft na een paar jaar tientallen abonnementen met elk hun eigen login, data-eiland en factuur — en niemand met overzicht.
Twee discipline-regels houden het beheersbaar: kies tools met een open API zodat ze koppelbaar blijven, en ruim periodiek op (licenties van vertrokken medewerkers, dubbele tools). Vergeet ook de verwerkersovereenkomst niet bij elke SaaS-dienst die persoonsgegevens verwerkt.
Gerelateerde begrippen
- Tenant — Een tenant is jouw eigen, afgeschermde omgeving binnen een clouddienst zoals Microsoft 365 of Google Workspace: alle gebruikers, mailboxen, bestanden, instellingen en beveiligingsregels van je organisatie bij elkaar.
- SLA — Een SLA (Service Level Agreement) is de afspraak tussen een dienstverlener en klant over het niveau van de dienstverlening: reactietijden bij storingen, beschikbaarheid van systemen, openingstijden van de helpdesk en wat er gebeurt als afspraken niet worden gehaald.
- API — Een API (Application Programming Interface) is een gestandaardiseerde manier waarop softwaresystemen gegevens en functies aan elkaar beschikbaar stellen.
- Verwerkersovereenkomst — Een verwerkersovereenkomst is het contract dat de AVG verplicht stelt tussen een organisatie (verwerkingsverantwoordelijke) en elke partij die in opdracht persoonsgegevens verwerkt (verwerker) — zoals je IT-partner, je ATS-leverancier of een koppelingsplatform.