Je ATS koppelen aan Power BI
Met een Power BI-koppeling op je ATS zie je plaatsingen, time-to-fill en marge live, in plaats van in een maandelijkse export. Bullhorn, Carerix, OTYS en Recruitee hebben elk een API waar dat op kan. Een dashboard op één bron kost indicatief €3.000 tot €8.000; de Power BI Pro-licentie €12,10 per gebruiker per maand (Microsoft, 2026).
- Vast maandbedrag
- Vaste projectprijs vooraf
- Microsoft én Google
- Reactie op je aanvraag binnen één werkdag
Hoe krijg je je ATS-data live in Power BI?
Via de API van je ATS: Power BI haalt daar periodiek kandidaten, vacatures, fases en plaatsingen op en ververst het dashboard automatisch — geen handmatige exports, geen sheet van vorige week. De kracht zit in het combineren: leg je naast het ATS ook je boekhouding of urenregistratie in hetzelfde datamodel, dan zie je niet alleen hoevéél je plaatst, maar ook wat elke plaatsing oplevert. Hoe zo'n datastroom eruitziet zie je in ons interactieve Flow-Lab; wat een losse koppeling kost lees je in Wat kost een API-koppeling?
Eerst voelen hoe zo'n cockpit werkt? Op onze dashboard-demopagina draaien acht dashboards live in de browser. En lees op de recruitment-pagina hoe het dashboard past in de bredere automatisering van je bureau — van plaatsing tot factuur. Meer koppelingen staan op het koppelingen-overzicht.
Van Excel-export naar live dashboard.
Voor bureau-rapportage zijn er drie volwassenheidsniveaus. De eerste twee zitten al in je ATS-licentie; het derde combineert bronnen en is waar Power BI zijn geld verdient.
| Optie | Type | Indicatie kosten | Geschikt voor |
|---|---|---|---|
| Excel-export uit je ATS | Handmatig | inbegrepen in je ATS-licentie | Eenmalige analyses; verouderd op het moment dat je het opent |
| Standaardrapportages in het ATS | Ingebouwd | inbegrepen in je ATS-licentie | KPI's binnen het ATS zelf, met de definities en grenzen van de leverancier |
| Power BI op de ATS-API | Maatwerk-dashboard | één bron indicatief €3.000–€8.000, met boekhouding of uren erbij €8.000–€20.000 (zie Wat kost een Power BI-dashboard?); licenties €12,10 per gebruiker p/m (Microsoft, 2026) | Live KPI's over systemen heen: fee-pipeline, bron-ROI en marge per plaatsing, ook over meerdere labels of vestigingen |
Per ATS verschilt alleen de route waarlangs de data eruit komt:
| ATS | Koppelmethode | Wat dit betekent |
|---|---|---|
| Bullhorn | REST-API | Volwassen, uitgebreid gedocumenteerde API; vrijwel elk veld en elke fase is op te halen |
| Carerix | GraphQL-API | Per query precies de velden opvragen die het datamodel nodig heeft; zie ook onze pagina over Carerix koppelen |
| OTYS | OTYS Web Services (OWS) | Webservice-laag die dezelfde functies ontsluit als de OTYS-interface zelf gebruikt — vrijwel alle data is op te halen |
| Recruitee | REST-API met webhooks | Rechttoe rechtaan op te halen; webhooks geven seintjes bij wijzigingen, handig voor frequente verversing |
Welke recruitment-KPI's haal je eruit — en welke niet?
Aantallen — kandidaten, vacatures, plaatsingen — levert elke ATS-rapportage. De KPI's waarop je een bureau stuurt, zoals bron-ROI en marge per plaatsing, vragen data uit meerdere systemen en dus een eigen datamodel.
| Gegeven | Standaardrapportage ATS | Power BI-koppeling |
|---|---|---|
| Plaatsingen, vacatures en kandidaten per fase | Ja | Ja |
| Time-to-fill per klant en per consultant | Beperkt — de definitie ligt vast in het ATS | Ja — met je eigen definitie en peildatums |
| Bron-ROI: wat elk wervingskanaal kost en oplevert | Nee — kanaalkosten staan buiten het ATS | Ja — door bron-data te combineren met advertentie- of boekhouddata |
| Marge per plaatsing | Beperkt — de fee wel, de kosten niet | Ja — in combinatie met boekhouding of urenregistratie |
| Trends en historie over meerdere jaren | Beperkt — afhankelijk van de rapportagemodule | Ja |
| Meerdere labels of vestigingen in één beeld | Nee | Ja |
Drie vragen, dan weet je de route.
Heb je genoeg aan de rapportages in je ATS?
Ja → blijf daar; die zitten in je licentie en vragen geen onderhoud. Nee — je mist marge, bron-ROI of eigen definities — → door naar vraag twee.
Wil je ATS-data combineren met boekhouding of uren?
Ja → dan kom je uit bij Power BI met een datamodel over meerdere bronnen; dat is precies waar het sterker is dan elke ATS-rapportage. Nee → een dashboard op alleen je ATS is lichter en zit aan de onderkant van de prijsband.
Kijken er meer dan een handvol mensen mee?
Ja → reken de licenties door: iedereen die het dashboard interactief bekijkt heeft Power BI Pro nodig. Nee → start klein, met licenties voor de mensen die er ook echt op sturen.
De vuistregel: zodra een KPI data uit twee systemen nodig heeft — marge, bron-ROI — kom je bij Power BI uit; tot die tijd is je ATS-rapportage meestal genoeg.
Waar recruitment-dashboards in de praktijk op stuklopen.
KPI-definities die niemand heeft vastgelegd
Telt time-to-fill vanaf de intake of vanaf publicatie van de vacature? Zonder vastgelegde definities discussieert het MT over het dashboard in plaats van over de cijfers. Leg per KPI de definitie en peildatum vast vóór de bouw begint.
API-limieten en verversing
ATS-API's hebben limieten op het aantal aanvragen. Een koppeling die elk kwartier álles ophaalt, loopt daar tegenaan. Een goed refresh-schema haalt alleen wijzigingen op en ververst zo vaak als de stuurcyclus vraagt — voor de meeste bureaus is dat per uur of per dag ruim genoeg.
Vervuilde ATS-data
Plaatsingen zonder einddatum, fases die elk team anders gebruikt, oude vacatures die open blijven staan: het dashboard maakt elke slordigheid zichtbaar. Plan een korte datacheck vóór de livegang en maak afspraken over invoer — anders wantrouwt het team de cijfers.
Een dashboard zonder eigenaar
Wijzigt het ATS zijn API of verloopt een token, dan ververst het dashboard stilletjes niet meer — en stuurt iedereen op oude cijfers. Zorg voor monitoring op de verversing en één eigenaar die de melding krijgt als er iets stilvalt.
Wat bureaus ons vooraf vragen.
Wat kost een recruitment-dashboard in Power BI?
Een dashboard op één bron — je ATS — kost indicatief €3.000 tot €8.000. Combineer je ATS-data met boekhouding of uren in één datamodel, dan reken je op €8.000 tot €20.000. Daar komen licenties bij: Power BI Pro kost €12,10 per gebruiker per maand (Microsoft, 2026). We werken met een vaste projectprijs vooraf.
Hoe lang duurt het bouwen?
Een eerste werkend dashboard staat vaak binnen één tot drie weken, afhankelijk van hoe schoon je ATS-data is en hoeveel bronnen we koppelen. We leveren in iteraties, zodat je snel iets bruikbaars hebt en de KPI-definities onderweg kunt aanscherpen.
Welke ATS-systemen kunnen jullie koppelen aan Power BI?
Onder andere Bullhorn, Carerix, OTYS en Recruitee — en vrijwel elk ander ATS met een API. Per systeem verschilt alleen de route: Bullhorn en Recruitee via hun REST-API, Carerix via de GraphQL-API en OTYS via de OTYS Web Services.
Wat gebeurt er als het ATS zijn API wijzigt?
Dan moet de koppeling worden bijgewerkt, anders loopt de verversing stil. Daarom monitoren we dashboards die we beheren actief, als onderdeel van een vast maandbedrag: een mislukte verversing wordt gezien en opgelost voordat iemand op verouderde cijfers stuurt.
Moeten we van ATS wisselen voor een goed dashboard?
Nee. Power BI haalt de data uit je huidige ATS; wisselen is niet nodig. De kwaliteit van het dashboard hangt vooral af van hoe consistent je team het ATS vult — vervuilde fases of ontbrekende datums zie je direct terug in de cijfers.
Klaar voor zicht op je hele pipeline?
Plan een kennismaking — of begin met de gratis Operations-scan en zie waar de rapportage-uren bij jouw bureau weglekken.