HubSpot koppelen aan Exact Online
Voor het synchroon houden van bedrijven en contacten is de gratis Exact Online-app via HubSpot Data Sync meestal het startpunt — die kost niets en dekt de basis. Wil je ook facturen aanmaken vanuit gewonnen deals en de betaalstatus terugzien in HubSpot, dan kost een standaard-connector zoals KoppelHet €74,95 per maand (KoppelHet, 2026); maatwerk begint indicatief rond €1.500.
- Vast maandbedrag
- Vaste projectprijs vooraf
- Microsoft én Google
- Reactie op je aanvraag binnen één werkdag
Wat levert een koppeling tussen HubSpot en Exact Online op?
Een koppeling tussen HubSpot en Exact Online scheelt vooral dubbel invoerwerk: klanten die sales in HubSpot aanmaakt, verschijnen automatisch als relatie in Exact, en een gewonnen deal hoeft niet meer met de hand te worden omgezet in een factuur. Net zo waardevol is de weg terug — sales ziet in HubSpot of een factuur openstaat of betaald is, vóór het volgende verkoopgesprek. Hoe zo'n geautomatiseerde flow eruitziet, zie je in het Flow-Lab; wat koppelen in het algemeen kost, lees je in Wat kost een API-koppeling?
Het eerlijke verhaal: voor een deel van de bedrijven is de gratis Data Sync gewoon genoeg. Betalen voor een connector of maatwerk is pas zinvol als je de factuurflow en eigen velden wilt automatiseren — daarom zetten we hieronder alle routes naast elkaar.
Vier routes, van gratis tot maatwerk.
| Optie | Type | Indicatie kosten | Geschikt voor |
|---|---|---|---|
| HubSpot Data Sync (Exact Online-app) | Standaard-app | Gratis binnen elk HubSpot-abonnement; eigen veld-mappings vanaf Operations Hub/Data Hub Starter, ca. $9–15 per gebruiker per maand (HubSpot, 2026) | Bedrijven en contacten synchroon houden, zonder factuurflow |
| KoppelHet | Standaard-connector | €74,95 per maand, eerste 30 dagen gratis (KoppelHet, 2026) | Facturen vanuit gewonnen deals plus betaalstatus terug in HubSpot |
| APIcenter | Integratieplatform | Maandabonnement; tarief afhankelijk van de gekoppelde applicaties, op aanvraag (APIcenter, 2026) | Bredere sync van orders, producten en klanten naast het CRM |
| Make / Zapier / Power Automate | iPaaS-workflow | Licenties vanaf $9 per maand (Make, 2026) tot ca. $30 per maand (Zapier, 2026) | Losse triggers naast een standaard-sync, zoals een Slack-melding bij betaling |
| Maatwerk op de API | Maatwerk | Indicatief €1.500–€15.000 eenmalig (zie Wat kost een API-koppeling?) | Eigen deal-logica, meerdere administraties of afwijkende velden en volumes |
Wat synct wel — en wat niet?
De kern: relaties gaan in elke route mee, de factuurflow alleen in de betaalde routes. De gratis Data Sync houdt bedrijven en contacten in twee richtingen synchroon, maar maakt geen facturen aan en stuurt geen betaalstatus terug. Daarvoor heb je een connector zoals KoppelHet of maatwerk nodig.
| Gegeven | Standaard-connector | Maatwerk-koppeling |
|---|---|---|
| Bedrijven & contacten | Ja | Ja |
| Verkoopfactuur vanuit een gewonnen deal | Ja — bij betaalde connectors; niet in de gratis Data Sync | Ja |
| Betaalstatus per deal terug in HubSpot | Ja — bij betaalde connectors zoals KoppelHet | Ja |
| Eigen velden (custom fields) | Beperkt — in Data Sync vragen eigen veld-mappings om Operations Hub/Data Hub Starter | Ja |
| Eigen deal-logica (bijv. factureren per fase of per regel) | Nee | Ja |
| Historie van vóór de startdatum | Nee | Optioneel |
Drie vragen die de keuze bepalen.
Hoef je alleen relaties synchroon te houden?
Ja → de gratis HubSpot Data Sync volstaat; begin daar en betaal niets. Nee → je hebt een betaalde connector of maatwerk nodig voor de factuurflow.
Dekt een standaard-connector je velden, btw-logica en volumes?
Ja → een connector zoals KoppelHet of APIcenter is de snelste en goedkoopste route. Nee → maatwerk op de API's voorkomt dat je om de beperkingen heen blijft werken.
Wil je eigen logica, zoals factureren per dealfase of meerdere administraties?
Ja → maatwerk; standaard-connectors volgen één vast stramien. Nee → blijf bij standaard en houd het beheer simpel.
Vuistregel: begin gratis met Data Sync, betaal pas voor een connector als je facturen wilt automatiseren, en kies maatwerk pas als de standaard aantoonbaar knelt.
Vier valkuilen bij een HubSpot-Exact-koppeling.
Twee koppelingen die hetzelfde syncen
Wie de gratis Data Sync laat draaien én een connector aanzet, krijgt dubbele of conflicterende records. Wijs per gegevenssoort één koppeling aan als leidend en zet de overlap in de andere uit.
Btw- en grootboek-mapping overslaan
Een factuur die op de verkeerde grootboekrekening of btw-code binnenkomt, kost je boekhouder meer tijd dan het handmatig aanmaken ooit deed. Richt de mapping eerst in en test met conceptfacturen voordat er iets definitief wordt geboekt.
Eigen velden vergeten
In de gratis Data Sync vragen eigen veld-mappings om een Operations Hub-licentie, en niet elke connector kent al je custom fields. Loop vooraf je veldenlijst na, anders blijft juist de data achter waar je het voor deed.
Niemand kijkt of het nog draait
Exact Online hanteert API-limieten per minuut en per dag; een koppeling die daar tegenaan loopt, faalt vaak stil. Zorg voor monitoring met een melding bij fouten, zodat je het hoort vóór de boekhouding het merkt.
Meer combinaties staan in het overzicht van koppelingen — bijvoorbeeld Pipedrive ↔ Moneybird voor wie met een lichter CRM en Moneybird werkt, of Bullhorn ↔ AFAS voor recruitment.
Wat mensen ons vooraf vragen.
Wat kost een koppeling tussen HubSpot en Exact Online?
De gratis Exact Online-app via HubSpot Data Sync kost niets en houdt bedrijven en contacten synchroon. De standaard-connector van KoppelHet kost €74,95 per maand (2026) en voegt facturatie en betaalstatus toe. Een maatwerk-koppeling op beide API's kost indicatief €1.500 tot €15.000 eenmalig, afhankelijk van het aantal flows en de eisen aan foutafhandeling.
Hoe lang duurt het om HubSpot aan Exact Online te koppelen?
De gratis Data Sync staat in een kwartier aan. Een standaard-connector zoals KoppelHet richt je doorgaans binnen een dagdeel in, inclusief veld-mapping en een testfactuur. Een maatwerk-koppeling kost meestal twee tot zes weken doorlooptijd, inclusief testen en een gecontroleerde livegang.
Wat als de gratis Data Sync niet genoeg blijkt?
Dan hoef je niet opnieuw te beginnen. De Data Sync blijft bruikbaar voor relaties, en je vult hem aan met een betaalde connector of maatwerk voor de factuurflow. Let er wel op dat per gegevenssoort één koppeling leidend is, anders krijg je dubbele of conflicterende records.
Wie beheert en monitort de koppeling?
Bij een standaard-connector doet de leverancier het onderhoud en zit support bij het maandbedrag; het inrichten en controleren van de mapping blijft jouw werk. Bij maatwerk horen monitoring en foutmeldingen bij de afspraken die je met de bouwer maakt — wij richten standaard alerts in, zodat een koppeling nooit stil faalt.
Moeten we van CRM of boekhoudpakket wisselen?
Nee. HubSpot en Exact Online hebben allebei een volwassen API en meerdere kant-en-klare connectors; vrijwel elke combinatie van abonnementen is te koppelen. Een wissel is alleen het overwegen waard als een van beide systemen ook los van de koppeling niet meer past.
Klaar om HubSpot en Exact te laten samenwerken?
Plan een kennismaking — of begin met de gratis Operations-scan en zie waar in jouw proces de uren weglekken.